To whom it may concern (ご担当者様)

みなさん、こんにちは！そして、新たなSparkDojoのブログ講座へようこそ！今回は、すこし難しいことを学びます。きちんとしたビジネスメールの書き方についてです。

二つ目は、議論をする前に軽い会話をするのと同じで、最初の文は軽いあいさつのようなものにするのが好ましいです。この文の内容はあなたと相手の関係によって変わります。もし相手が以前に会ったことのある人、もしくは良く知っている人であれば、なにか個人的なことを書いてみるのもいいでしょう。

　“How is your family doing?(ご家族はいかがされていますか。）”

　“How was your recent trip?（旅行は楽しかったですか。）”

　“Are you still practicing tennis on weekends?（まだ週末はテニスの練習をしているのですか。）”

最初の文は、相手との思い出、相手を覚えていることを示すもの、そして用件を話す前に少し個人的な話題を持ち上げることで緊張をほぐすようなものがいいでしょう。もし、相手との思い出が特にない場合は、単に”thanks”で十分です。

　“Thank you for your message.（メールありがとうございます）”

　“Thank you for your time.（お時間ありがとうございます）”


雑談が専門的な議論をスムーズに始めやすくするように、メールでも最初の文に軽い挨拶を混ぜることでよりよいものに見せることができます。

最後のコツは、最も簡単で当たり前ですが、実際に書いてみると難しいかもしれません。要件を適切に伝えるためには、良いプレゼンを作るのと同じように、自分の要件を簡潔かつ明確に伝えることが大事です。

アメリカの高校で教えられることは、「最初に相手に何を話すのか話せ。そして、話したら何を話したのか話せ」ということです。つまり、最初に自分の用件を明確に伝えて、そして次にその詳細を説明して、最後にもう一度用件を繰り返すということです。

これはビジネスメールであっても同じです。まず、自己紹介をしたらすぐに用件を伝えましょう。

ここで、今まで紹介したすべてのコツを使った例をいくつか見てみましょう。


ボブへ:
メールありがとう。次のミーティングの日にちとアジェンダを再確認したくてメールしました。


ご担当者様へ:
お時間をとっていただきありがとうございます。本メールに、希望する職種のための履歴を添付いたしましたので、ご確認お願いいたします。


マリー：
こんばんは！この間の旅行、どうだった？ところで、木曜日にビジネスアカウントについて話す時間ある？

以上が、かっこよくて社会人らしいビジネスメールの書き出しの簡単な紹介になります。


あなたはビジネスメールについてどのような体験がありますか。これら以外で他に質問は困ったことはありませんか。もしあれば、いつでもご連絡ください！いつでもお待ちしております！

最初のコツは些細なことですが、効果的です。メールの受取人を正しく明記することで、あなたの文章をよりプロフェッショナルなものに見せることができるのです。

“Dear [名前],”は間違ってはいませんが、この表現は個人的なメールに使うのが一般的であり、ビジネスメールで使うと、場合によっては相手に誤解を与えてしまうかもしれません。よって、”[名前]:”で始めるのがより形式的であり、これが正しいメールの書き始めです。

では、メールを送る相手の名前がわからない場合はどうすればいいのでしょうか。このような場合には、”To whom it may concern:（ご担当者様へ）”というとても便利な表現を使ってみましょう。

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